Die neue QR-Rechnung

29. September 2021
Die Umstellung auf QR-Rechnungen, die seit dem 30. Juni 2020 in Kraft sind, bringt verschiedene Änderungen für die Nutzer/innen mit sich.

Die traditionellen orangen und roten Einzahlungsscheine werden bald der Vergangenheit angehören! Seit Juni 2020 ist eine neue Form des Einzahlungsscheins zum Schweizer Standard geworden: Die QR-Rechnung!

Wahrscheinlich haben Sie schon solche Rechnungen von Ihren Lieferanten erhalten. Sie sind am Schweizer QR-Code zu erkennen. Dieser Code enthält alle relevanten Zahlungsinformationen.

© Grangeneuve

Der Hauptvorteil dieser neuen Rechnungsform ist die nahezu sofortige Übermittlung aller Zahlungsinformationen mit einem einzigen Mausklick über ein Gerät mit Scanfunktion und einer speziellen Anwendung. Das bedeutet, dass beim Scannen des QR-Codes alle kodierten Zahlungsdaten (Empfänger/in, Zahlungsdetails, Referenznummer, Mehrwertsteuerangaben, usw.) sofort an Ihre Software übermittelt werden. Die manuelle Eingabe von Adresse, Referenznummer etc. entfällt.

Was ändert sich für die Rechnungsempfänger/innen?

Ein Klick: Ziel dieser neuen Rechnung ist es, Zeit zu sparen und Eingabefehler zu reduzieren, was durch die digitale Bezahlung verbessert werden kann. Um dies auszunutzen, wurde die Zahlungssoftware bereits angepasst. Auf Ihrer Seite benötigen Sie eine neue Lösung, die den QR-Code scannen kann. Das PayPen-Lesegerät zum Scannen der Referenznummer funktioniert bei dieser Art von Rechnung nicht.

Wir raten Ihnen dringend, sich bei Ihrem Softwarepartner zu erkundigen, bevor Sie einen teuren Kauf tätigen, denn es wurden bereits kostenlose Komplettlösungen entwickelt. Zum Beispiel können unsere Kundinnen und Kunden die QR-Zahlteil App einfach auf unserem Internetportal www.agrofid.ch aktivieren. Mit dieser Anwendung können Sie sowohl den QR-Code als auch die roten und orangen Einzahlungsscheine scannen. Wir stehen Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung.

Wenn Sie keine Zahlungssoftware verwenden, kann die QR-Rechnung auch manuell bezahlt werden. Schneiden Sie den Beleg einfach ab und schicken Sie ihn zur manuellen Bezahlung Ihrer Rechnung an die Post oder Bank. Sie können die Daten auch manuell in Ihrer E-Banking-Software eingeben.

Was ändert sich für Rechnungssteller/innen?

Sparen Sie Papier: Der Vorteil dieser neuen Zahlungsmethode ist, dass Sie kein spezielles Papier mit einem Einzahlungsschein mehr benötigen. Alle Rechnungen werden direkt auf weisses Papier gedruckt!
Wenn Sie den Schritt wagen wollen, können Sie die QR-Rechnung sogar digital über eBill versenden.

Zeitersparnis bei der Zahlungsverfolgung: Da alle Zahlungsdaten im QR-Code gespeichert sind, gewinnen Sie durch die Automatisierung des Rechnungs- und Zahlungsverkehrs an Effizienz bei Ihren Verwaltungsaufgaben. Die manuelle Bearbeitung von Fehlern oder fehlenden Informationen bei der Bezahlung durch Ihre Kundschaft sollte daher stark reduziert werden.

Zeitrahmen für die Umsetzung: Am 30. September 2022 wird PostFinance die roten und orangen Einzahlungsscheine vom Markt nehmen. Um Ihre Kunden und Kundinnen nicht zu benachteiligen, ist es ratsam, spätestens bis im Frühjahr 2022 auf die QR-Rechnung umzustellen.

Je nach Software und Ihren Wünschen empfehlen wir Ihnen daher, sich rechtzeitig mit Ihrem Softwarepartner in Verbindung zu setzen, um die spezifischen Einstellungen vorzunehmen, da in der Regel eine Kopie einer Testrechnung an Ihre Bank geschickt werden muss, bevor die neue Zahlungsmethode validiert wird.

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